Innkjøpsordre - Definisjon, fordeler, hvordan leverandører bruker PO

En innkjøpsordre er et kommersielt kildedokument Kildedokumenter Papirsporet til selskapets økonomiske transaksjoner blir i regnskapet referert til som kildedokumenter. Enten sjekker er skrevet for å bli utbetalt, salg gjøres for å generere kvitteringer, faktureringsfakturaer sendes av leverandører, eller arbeidstid registreres på en ansattes timeliste - alle de respektive dokumentene er kildedokumenter. som utstedes av en virksomhets innkjøpsavdeling når du bestiller hos leverandørene eller leverandørene. Dokumentet viser detaljene på varene som skal kjøpes, for eksempel varetyper, mengde og pris. Enkelt sagt er det kontrakten utarbeidet av kjøperen når han kjøper varer fra selgeren.

Bestilling

Fremgangsmåten i bestilling

1. Kjøper oppretter en innkjøpsrekvisisjon

Før du sender ut innkjøpsordren til leverandøren, er det første trinnet å opprette en innkjøpsrekvisisjon. Dette er et dokument utstedt i selskapet til innkjøpsavdelingen for å holde oversikt over de bestilte varene.

Innkjøpsrekvisisjonen hjelper også selskapet med å holde rede på utgiftene sine. Utgifter En utgift er en type utgifter som strømmer gjennom resultatregnskapet og trekkes fra inntekten for å komme til nettoinntekt. På grunn av periodiseringsprinsippet i regnskapet, innregnes utgifter når de påløper, ikke nødvendigvis når de blir betalt for. . PO opprettes først etter at innkjøpsrekvisisjonen er godkjent av den autoriserte lederen.

2. Kjøper oppretter en innkjøpsordre

Når det er avtalt om varene som må kjøpes, opprettes bestillingen. PO viser listen over bestillingen. FOB-fraktinformasjon Freight on Board (FOB) Freight on Board (FOB), også referert til som Free on Board, er en internasjonal handelsrettslig betegnelse publisert av International Chamber of Commerce (ICC). , rabattbetingelser, navn på kjøper og selger, beskrivelse av varene som kjøpes, varenummer, pris, antall og PO-nummer.

PO-nummeret er et unikt nummer tilknyttet en bestemt rekkefølge. Det tjener to formål. Den ene er å sikre at bestilte varer samsvarer med de som mottas. For det andre matches PO-nummeret med fakturaen for å sikre at kjøper blir belastet riktig beløp for varene.

3. Selger godtar (eller avviser) bestillingen

Nederst i innkjøpsordren er det en stiplet linje for den autoriserte lederen av selgeren for å logge av på bestillingen. PO inkluderer alle detaljer om transaksjonen og hva kjøperen forventer å motta. Når selgeren mottar PO, har de rett til å godta eller avvise dokumentet. Når PO først er akseptert, blir det imidlertid en juridisk bindende kontrakt for begge involverte parter.

4. Kjøper registrerer innkjøpsordre

Når bestillingen er plassert, forblir innkjøpsordren “åpen”. En åpen innkjøpsordre er en PO der bestillingen er plassert, men varene ennå ikke er mottatt, eller det kan bety at bare en del av ordren er mottatt. Uansett betyr det at levering av varene ikke er fullført.

Fordeler med innkjøpsordrer

1. Unngår dupliserte bestillinger

Innkjøpsordrer gir flere fordeler for et selskap. Det viktigste er at det hjelper med å unngå dupliserte bestillinger. Når et selskap bestemmer seg for å skalere virksomheten, kan PO-er bidra til å holde rede på hva som er bestilt og fra hvem.

Når en kjøper bestiller lignende produkter, kan det også være vanskelig å matche fakturaene. PO fungerer som en sjekk for fakturaene som må betales.

2. Holder oversikt over innkommende bestillinger

I tillegg hjelper PO-er med å holde orden på innkommende ordrer, og et godt organisert innkjøpsordresystem kan bidra til å forenkle varelageret Lagerbeholdning er en omløpskonto som finnes i balansen, og som består av alle råvarer, pågående arbeid og ferdige varer som et selskap har samlet. Det blir ofte ansett som den mest illikvide av alle omløpsmidler - det er dermed ekskludert fra telleren i beregningen av hurtigforhold. og fraktprosess.

3. Fungerer som juridiske dokumenter

Innkjøpsordrer fungerer som juridiske dokumenter og bidrar til å unngå fremtidige tvister angående transaksjonen.

Hvordan bruker leverandøren innkjøpsordren?

Innkjøpsordrer spiller en viktig rolle i lagerstyringsprosessen. Når leverandøren mottar PO, vil de ta varene som er oppført i PO fra lageret. PO hjelper med å holde oversikt over varelageret tilgjengelig og identifisere eventuelle avvik mellom verdiene vist i postene og den faktiske lagerbeholdningen.

I tillegg trenger leverandøren PO for å fylle ordren riktig. Kjøper vil også bli belastet av leverandøren basert på betalingsvilkårene som er avtalt i PO.

Innkjøpsordre kontra faktura

Innkjøpsordren er et dokument generert av kjøperen og tjener formålet med å bestille varer fra leverandøren. Den faktura , på den annen side, er generert av leverandør og viser hvor mye kjøperen må betale for varer kjøpt fra leverandøren. PO er en salgskontrakt mens fakturaen er bekreftelse på salget.

Innkjøpsordre kontra salgsordre

Mens innkjøpsordren viser hvilke varer som ble bestilt fra leverandøren, genereres salgsordren av leverandøren og sendes til kjøperen. Det betyr bekreftelse eller godkjenning av salget. I dag er PO-prosessen ikke lenger papirbasert, og kjøperen sender vanligvis leverandørene en elektronisk PO. Dette gjøres ved hjelp av PO-modulen i ERP-programvaren. Det hjelper med å øke hastigheten på kjøpsprosessen samtidig som det reduserer sjansen for feil.

Flere ressurser

Finance er den offisielle leverandøren av Financial Modelling and Valuation Analyst (FMVA) ™ FMVA®-sertifisering Bli med på 350 600 studenter som jobber for selskaper som Amazon, JP Morgan og Ferrari-sertifiseringsprogram, designet for å forvandle alle til en verdensklasse finansanalytiker.

For å fortsette å lære og utvikle kunnskapen din om økonomisk analyse, anbefaler vi på det sterkeste de ekstra finansressursene nedenfor:

  • Kreditt salg Kreditt salg Kreditt salg refererer til et salg der det skyldte beløpet vil bli betalt på et senere tidspunkt. Med andre ord er kreditsalg kjøp gjort av kunder som ikke gir full betaling, kontant på kjøpstidspunktet.
  • Salgs- og innkrevingssyklus Salgs- og innkrevingssyklus Salgs- og innkrevingssyklusen, også kjent som RRR-syklusen, består av ulike transaksjonsklasser. Salg og kvitteringsklasser for transaksjoner er de typiske journaloppføringene som belastes kundefordringer og kreditt salgsinntekter, og belastes kontanter og kreditt kundefordringer
  • Salgs- og kjøpsavtale Selgerrepresentasjonsavtale En selgerrepresentasjonsavtale, også kjent som en noteringsavtale, er en avtale mellom en selger av eiendom og et meglerfirma som gir detaljert informasjon om eiendommen som selges. Det danner grunnlaget for forhandlinger mellom selger og kjøper gjennom en agent.
  • Handelskreditt Handelskreditt En handelskreditt er en avtale eller forståelse mellom agenter som driver forretninger med hverandre som tillater utveksling av varer og tjenester

Siste innlegg