Kildedokumenter - Oversikt og typer regnskapsdokumenter

Hver gang en bedrift er involvert i en økonomisk transaksjon, genereres et papirspor. Denne papirstien er referert til i regnskapet som et kildedokument. Enten sjekker er skrevet for å bli utbetalt, salg gjøres for å generere kvitteringer, faktureringsfakturaer sendes av leverandører, eller arbeidstid registreres på en ansattes timeliste - alle de respektive dokumentene er kildedokumenter.

kildedokumenter

Viktigheten av kildedokumenter

Kildedokumenter er først og fremst viktige for bokførings- og regnskapsprosessen Financial Accounting Theory Financial Accounting Theory forklarer "hvorfor" bak regnskap - årsakene til at transaksjoner rapporteres på visse måter. Denne guiden vil hjelpe deg med å forstå hovedprinsippene bak Financial Accounting Theory, fordi de fungerer som et fysisk bevis på at en finansiell transaksjon faktisk har skjedd. I dag trenger ikke disse dokumentene nødvendigvis å være en fysisk papirkopi - de kan være en elektronisk bekreftelsesform.

I tillegg er kildedokumenter også avgjørende i revisjonsprosessen. Når selskaper gjennomgår en revisjon, forbedrer revisors tilgang til en tydelig og tilgjengelig papirspor av alle transaksjoner den generelle legitimiteten og uavhengigheten av revisjonen. For å bekrefte nøyaktigheten av selskapets saldoer i individuelle kontoer, trenger revisorer full tilgang til alle dokumentene. Samlet sett, for å drive en virksomhet jevnere og forbedre gjennomsiktigheten, bør alle kildedokumentene oppbevares og lagres for fremtidig referanse.

Vanlige typer kildedokumenter

I sin enkleste form inneholder et kildedokument vanligvis følgende informasjon:

  • Datoen for transaksjonen
  • Det totale beløpet på transaksjonen
  • En beskrivelse av transaksjonen
  • En eller flere godkjennende signaturer

De vanligste dokumentene er:

  • Sjekker
  • Fakturaer
  • Kvitteringer
  • Kredittnotater
  • Ansattes tidskort
  • Innskuddsbrikker
  • Innkjøpsordrer

Dokumentlagring

All informasjon som genereres gjennom kildedokumenter, bør registreres riktig i selskapets journal, regnskapsprogramvare eller økonomibøker. Etter den første innspillingen, bør alle dokumenter bevares og organiseres i en fil og legges i et system slik at de kan hentes når som helst. Det er også viktig å lage en oversikt over generelle interne kontrollprosedyrer. Rettsmedisinsk revisjonsveiledning En rettsmedisinsk revisjon er en detaljert revisjon av selskapets poster som skal brukes i en domstol i en rettslig prosedyre. Regnskapsførere, advokater og finanspersoner er alle involvert. I en slik revisjon vil de lete etter korrupsjon, interessekonflikter, bestikkelser, utpressing, misbruk av eiendeler, økonomisk svindel som spesifiserer hvem i firmaet som kan få tilgang til og godkjenne betalinger, ordrer og andre transaksjoner.

Kildedokumenters originalitet

Det meste av tiden er kopier av kildedokumenter lovlig tillatt. I følge US Internal Review Service (IRS), så lenge disse kopiene er fullstendige, lesbare og nøyaktige representasjoner av originaldokumentet, er de juridisk akseptable. Tilsvarende godtar Canadian Revenue Agency (CRA) skannede dokumenter så lenge postene produseres og oppbevares i papirformat eller lagres i et elektronisk tilgjengelig og lesbart format. Selv om det kan være kjedelig å organisere og arkivere disse dokumentene, kan det føre til enorme tidsbesparelser i fremtiden å legge inn ekstra tid for å opprettholde en papirspor på riktig måte og skape en enkel måte å få tilgang til disse dokumentene på, og også sikre større gjennomsiktighet.

Tilleggsressurser

Nedenfor er det flere flere gratis økonomiressurser som hjelper deg på din vei for å fremme din økonomiske karriere.

  • Regnskap for inntektsskatt Regnskap for inntektsskatt Inntektsskatt og regnskap er et nøkkelområde for bedriftsfinansiering. Å ha en konseptuell forståelse av regnskap for inntektsskatt gjør at et selskap kan opprettholde økonomisk fleksibilitet. Skatt er et intrikat felt å navigere i og forvirrer ofte selv de dyktigste finansanalytikerne.
  • Analyse av regnskap Analyse av finansregnskap Hvordan utføre analyse av regnskap. Denne guiden vil lære deg å utføre en regnskapsanalyse av resultatregnskapet, balansen og kontantstrømoppstillingen inkludert marginer, forhold, vekst, likviditet, gearing, avkastning og lønnsomhet.
  • Financial Accounting Theory Financial Accounting Theory Financial Accounting Theory forklarer "hvorfor" bak regnskap - årsakene til at transaksjoner rapporteres på visse måter. Denne guiden vil hjelpe deg med å forstå hovedprinsippene bak Financial Accounting Theory
  • Kostnad for solgte varer Regnskap Våre regnskapsveiledninger og ressurser er selvstudieveiledninger for å lære regnskap og økonomi i ditt eget tempo. Bla gjennom hundrevis av guider og ressurser.

Siste innlegg