Pivottabellguide - Bilder og videoinstruksjoner i Excel

En pivottabell lar deg organisere, sortere, administrere og analysere store datasett på en dynamisk måte. Pivottabeller er et av Excels kraftigste dataanalyseverktøy, brukt mye av finansanalytikere over hele verden. I en pivottabell kjører Excel i hovedsak en database bak kulissene, slik at du enkelt kan manipulere store mengder informasjon.

Hvordan bruke en pivottabell i Excel

Nedenfor er en trinnvis guide for hvordan du setter inn en pivottabell i Excel:

# 1 Organiser dataene

Det første trinnet er å sikre at du har godt organiserte data som lett kan gjøres om til en dynamisk tabell. Dette betyr å sikre at alle data er i de riktige radene og kolonnene. Hvis data ikke er ordnet ordentlig, fungerer ikke tabellen ordentlig. Forsikre deg om at kategoriene (kategorienavnene) ligger i den øverste raden i datasettet, som vist på skjermbildet nedenfor.

Excel-guide - overskrifter på rådatatabellen er uthevet

# 2 Sett inn pivottabellen

I trinn to velger du dataene du vil inkludere i tabellen, og deretter finner du tabellene Gruppe i Sett inn-fanen på Excel-båndet og velger Pivottabell, som vist på skjermbildet nedenfor.

pivottabell - sett inn

Når dialogboksen kommer opp, må du sørge for at riktige data er valgt, og deretter bestemme om du vil at tabellen skal settes inn som et nytt regneark, eller ligger et eller annet sted på gjeldende regneark. Dette er helt opp til deg og din personlige preferanse.

pivottabell - velg data

# 3 Sett opp pivottabellfeltene

Når du har fullført trinn to, vises "PivotTable Fields" -boksen. Det er her du angir feltene ved å dra og slippe alternativene som er oppført som tilgjengelige felt. Du kan også bruke kryssboksene ved siden av feltene for å velge elementene du vil se i tabellen.

# 4 Sorter tabellen

Nå som den grunnleggende pivottabellen er på plass, kan du sortere informasjonen etter flere kriterier, for eksempel navn, verdi, antall eller andre ting.

For å sortere datoen, klikk på autosorteringsknappen (uthevet i bildet nedenfor) og klikk deretter på “flere sorteringsalternativer” for å velge blant de forskjellige kriteriene du kan sortere etter.

Et annet alternativ er å høyreklikke hvor som helst i tabellen og deretter velge Sorter, og deretter "flere sorteringsalternativer".

excel pivot table - flere sorteringsalternativer

# 5 Filtrer dataene

Å legge til et filter er en fin måte å sortere data veldig enkelt på. I eksemplet ovenfor viste vi hvordan vi kunne sortere, men nå med filterfunksjonen kan vi se dataene for spesifikke underseksjoner ved å klikke på en knapp.

På bildet nedenfor kan du se hvordan ved å dra kategorien "kanal" fra listen over alternativer ned til Filterseksjonen, plutselig vises en ekstra rute øverst i pivottabellen som sier "kanal", som indikerer filteret er lagt til.

Hvordan legge til et filter på bordet ditt

Deretter kan vi klikke på filterknappen og velge filtrene vi vil bruke (som vist nedenfor).

Veiledning - Hvordan velge og bruke uthevet filter

Etter at dette trinnet er fullført, kan vi se inntekter, frakt og markedsføringsutgifter for alle produkter som ble solgt via Instagram-kanalen, for eksempel.

Flere filtre kan legges til pivottabellen etter behov.

# 6 Rediger dataverdiene (beregninger)

Standard i Excel-pivottabeller er at alle data vises som summen av det som vises i tabellen. I denne tabellen ser vi for eksempel summen av alle inntekter etter kategori, summen av alle fraktkostnader etter kategori og summen av alle markedsføringskostnader etter kategori.

For å endre fra å vise summen av alle inntekter til "telle" av alle inntekter, kan vi bestemme hvor mange varer som ble solgt. Dette kan være nyttig for rapporteringsformål. For å gjøre dette, høyreklikk på dataene du ønsker å endre verdien av og velg "Verdifeltinnstillinger" som åpner boksen du ser i skjermbildet nedenfor.

 Excel guide - Hvordan redigere datafeltene

I regnskaps- og finansanalyse er dette en veldig viktig funksjon, da det ofte er nødvendig å bevege seg frem og tilbake mellom enheter / volum (tellefunksjonen) og totale kostnader eller inntekter (sumfunksjonen).

# 7 Legge til en ekstra dimensjon i pivottabellen

På dette punktet har vi bare en kategori i radene og en i kolonnene (verdiene). Det kan imidlertid være nødvendig å legge til en ekstra dimensjon. En kort advarsel om at dette kan øke størrelsen på bordet ditt betydelig.

For å gjøre dette, klikk på tabellen slik at "felt" -boksen dukker opp og drar en ekstra kategori, for eksempel "datoer", inn i kolonneboksen. Dette vil dele hver kolonneoverskrift i flere kolonner for hver dato som finnes i datasettet.

I eksemplet nedenfor kan du se hvordan dimensjonen ekstra datoer er lagt til i kolonnene for å gi mye mer data i pivottabellen.

hvordan du legger til en ekstra dimensjon til bordet ditt

Videoopplæring - Ultimate Pivot Table Guide

Videoen nedenfor er en trinnvis veiledning om hvordan du lager et pivottabell fra bunnen av. Følg med og se hvor enkelt det er å lage en pivottabell i Excel. Dette er et av de kraftigste analyseverktøyene du kan bruke i regnearkprogrammet.

Ytterligere funksjoner og eksempler

Hvis du vil lære mer om pivottabeller i Excel, kan du sjekke ut vårt avanserte Excel-kurs som dekker alle hovedfunksjonene en finansanalytiker trenger for å utføre en analyse.

I tillegg til det kurset anbefaler vi også disse gratis økonomiressursene på det sterkeste:

  • Excel Crash Course
  • Excel Tastatursnarveier Excel Snarveier PC Mac Excel Snarveier - Liste over de viktigste og vanligste MS Excel-snarveiene for PC- og Mac-brukere, økonomi, regnskapsyrker. Tastatursnarveier gir deg raskere modellering og sparer tid. Lær redigering, formatering, navigering, bånd, lim inn spesial, data manipulering, formel og celle redigering, og andre mangler
  • Formler Cheat Sheet Excel Formler Cheat Sheet Finance Excel formler jukseark vil gi deg alle de viktigste formlene for å utføre økonomisk analyse og modellering i Excel-regneark. Hvis du vil bli en mester i Excel-analyse og ekspert på å bygge økonomiske modeller, har du kommet til rett sted.
  • Avanserte Excel-formler Avanserte Excel-formler må vite Disse avanserte Excel-formlene er viktige å kjenne og vil ta dine økonomiske analyseferdigheter til neste nivå. Avanserte Excel-funksjoner du må vite. Lær de 10 beste Excel-formlene hver finansanalytiker i verdensklasse bruker regelmessig. Disse ferdighetene vil forbedre regnearkarbeidet ditt i enhver karriere

Siste innlegg