Hvordan registrerer du betaling i regnskap - Kundeprosessen

Registrering av betaling i regnskap kan ellers refereres til som "leverandørgjeld", som betyr det totale beløpet et gitt selskap skylder selskaper eller leverandører for produkter eller tjenester. Videre reflekteres gjeldsbalansen i balansen Balanse Balansen er en av de tre grunnleggende regnskapene. Disse uttalelsene er nøkkelen til både økonomisk modellering og regnskap. Balansen viser selskapets forvaltningskapital, og hvordan disse eiendelene finansieres, enten gjennom gjeld eller egenkapital. Eiendeler = Gjeld + egenkapital, spesielt i gjeldende gjeldsseksjon, og inkluderer alle fakturaer som skal betales.

For eksempel bør et selskap som nettopp har kjøpt kontorrekvisita fra selskap B og mottar en faktura på $ 500, registrere beløpet og betale det på eller før forfallsdatoen for å unngå mislighold.

Registrer betaling i regnskap

Leverandørgjeld kontra kundefordringer

De to begrepene leverandørgjeld og kundefordringer er definitivt forskjellige fra hverandre. Leverandørgjeld Leverandørgjeld er en forpliktelse som påløper når en organisasjon mottar varer eller tjenester fra sine leverandører på kreditt. Leverandørgjeld forventes å bli betalt innen ett år, eller innen en driftssyklus (avhengig av hvilken som er lengst). AP regnes som en av de mest likvide formene for kortsiktig gjeld, på den ene siden, refererer til hvor mye et selskap skylder et annet selskap for å kjøpe varer og tjenester som må betales ned. Et nøkkelord her er "kreditt", som betyr at varene ble anskaffet først, og betalingen følger.

Kundefordringer Kundefordringer Kundefordringer (AR) representerer kredittsalget til en virksomhet, som ennå ikke er fullstendig betalt av kundene, en omløpsmiddel i balansen. Bedrifter tillater sine kunder å betale i en rimelig, lengre periode, forutsatt at vilkårene er avtalt. derimot er det motsatte, da det er hvor mye penger et selskap kan samle inn fra et annet selskap for å ha solgt sine varer eller tjenester til dem. Derfor kan vi si at den første er en forpliktelse mens den andre er en eiendel.

Eksempel på hvordan du registrerer betaling i regnskap

La oss si at et selskap som heter Bags Unlimited, solgte 100 nylonposer til selskap B, og begge selskapene ble enige om en bestemt forfallsdato. Nå sender Bags Unlimited fakturaen Kildedokumenter Papirsporet til selskapets økonomiske transaksjoner blir referert til i regnskapet som kildedokumenter. Enten sjekker er skrevet for å bli utbetalt, salg gjøres for å generere kvitteringer, faktureringsfakturaer sendes av leverandører, eller arbeidstid registreres på en ansattes timeliste - alle de respektive dokumentene er kildedokumenter. og skriver forfallsdato 15. desember, som begge parter er enige om. Den registrerer transaksjonen under kundefordringer mens selskap B registrerer den under leverandørgjeld.

Er betalbare kontoer en debet eller en kreditt?

Dette er et av de vanskelige spørsmålene om leverandørgjeld. Leverandører betraktes som gjeld fordi de innebærer kjøp av varer på kreditt, noe som betyr at det skal holde en kredittbalanse. Kredittbalanse representerer det totale beløpet et selskap skylder sine leverandører. Når fakturaen er mottatt, blir det skyldte beløpet registrert, noe som følgelig hever kredittbalansen.

Etter at fakturaen er betalt, blir beløpet registrert som debet; dermed senke kredittbalansen igjen. Oppsummert: Jo høyere kredittbalansen er, jo høyere kredittbalansen er, og jo lavere leverandørgjeldene er, desto lavere er kredittbalansen.

Kundeprosessen

Kundeprosessen ser ut som en enkel oppgave, men det innebærer veldig nøye gransking av fakturaer fordi de minste feilene kan føre til store tap for et selskap. Faktisk trenger alle selskaper, spesielt de store og langvarige, å vedta et automatisk betalbar system for å sikre at følgende prosess blir utført nøyaktig.

1. Mottak av faktura

Det første trinnet er mottakelse av fakturaen, som kan gjøres gjennom forskjellige kanaler, for eksempel via e-post, faks eller bud.

2. Videresending til riktig person

Fordi den bare kan komme med post eller via selskapets e-post, må den videresendes til riktig person, som kan være regnskapsfører Regnskapsfører En regnskapsfører spiller en veldig avgjørende rolle i en organisasjon, uavhengig av om det er et multinasjonalt selskap eller et lite selskap , innenlands. Tilstrømningen og utstrømningen av selskapets penger overvåkes nøye av regnskapsføreren, som også sørger for at alle økonomiske transaksjoner er lovlige, korrekte, leder, bokholder Bokholder Den primære jobben til en bokholder er å opprettholde og registrere de daglige økonomiske hendelsene i selskapet . En bokholder er ansvarlig for å registrere og vedlikeholde en virksomhets økonomiske transaksjoner, for eksempel kjøp, utgifter, salgsinntekter, fakturaer og betalinger. , eller spesialiserte leverandører, hvis det er en slik stilling.

3. Legge inn detaljer

Når den når hendene til den riktige personen, blir detaljene i fakturaen lagt inn i en fil, for eksempel et regneark, som lagres.

4. Godkjenning av fakturaer

Godkjenning av fakturaer er veldig avgjørende. Ideelt sett bør alle fakturaer gjennomgås nøye før betaling skjer, for å sikre at alle oppføringer er korrekte. Faktisk er det forskjellige punkter som må kontrolleres spesifikt, inkludert:

  • Forhåndsgodkjenning av utgiften eller innkjøpsordren utstedt av selskapet
  • Ankomsten av varene som er kjøpt før betalingen skal skje
  • Fakturaens egenart
  • Kontrakter og avtaler med leverandører

5. Utstedelse av sjekker

Etter at trinnene er fullført og fakturaen er bekreftet, oppretter regnskapsføreren sjekkene og spesifiserer beløpet som skal betales for hver sjekk. De forsegles i konvolutter, merkes med passende adresser og sendes til de tiltenkte mottakerne.

Ovenstående trinn er i et manuelt betalingssystem. Fordi det er veldig kjedelig og tidkrevende, med stor sannsynlighet for feil, anbefales et automatisert system.

Kjennetegn ved et veldrevet betalingssystem

En nøyaktig betalbar prosess resulterer i nøyaktige regnskaper som til slutt fører til suksessen til et selskap. Et veldrevet leverandørgjeldssystem har følgende egenskaper.

  • Legitime fakturaer behandles, ikke bare nøyaktig, men også i tide.
  • Fakturaer blir registrert i riktige kontoer.
  • Ubehandlede utgifter justeres.

Relaterte målinger

Vi håper du har likt å lese Finance-guiden til hvordan du registrerer betaling i regnskap. Finance er den offisielle leverandøren av den globale Financial Modelling & Valuation Analyst (FMVA) ™ FMVA®-sertifisering. Bli med på 350 600 studenter som jobber for selskaper som Amazon, JP Morgan og Ferrari-sertifiseringsprogram, designet for å hjelpe alle med å bli en finansanalytiker i verdensklasse . For å fortsette karrieren din, vil de ekstra økonomiressursene nedenfor være nyttige:

  • Financial Accounting Theory Financial Accounting Theory Financial Accounting Theory forklarer "hvorfor" bak regnskap - årsakene til at transaksjoner rapporteres på visse måter. Denne guiden vil hjelpe deg med å forstå hovedprinsippene bak Financial Accounting Theory
  • Guide for journaloppføringer Guide for journaloppføringer Journaloppføringer er byggesteinene i regnskapet, fra rapportering til revisjon av journaloppføringer (som består av debet og kredit). Uten ordentlig journalføring ville selskapenes regnskap være unøyaktig og et fullstendig rot.
  • Projiserende balanseposter Projiserende balanseposter Prosjektering av balanseposter innebærer å analysere arbeidskapital, PP&E, gjeldskapital og nettoinntekt. Denne guiden beskriver hvordan man beregner
  • T-kontohåndbok T-kontohåndbok T-konto brukes i regnskap for å spore debet og kreditter og utarbeide regnskap. Det er en visuell fremstilling av individuelle kontoer som ser ut som en “T”, slik at alle tillegg og subtraksjoner (debet og kreditter) til kontoen enkelt kan spores og representeres visuelt. Denne guiden til T-kontoer vil gi deg eksempler på hvordan de fungerer og hvordan du bruker dem.

Siste innlegg