Møtereferat - definisjon, hvordan du tar opp, mal

Møtereferat er notater som registreres under et møte. De fremhever de viktigste spørsmålene som er diskutert, forslag foreslått eller stemt frem og aktiviteter som skal gjennomføres. Referatet fra et møte blir vanligvis tatt av et utpekt medlem av gruppen. Deres oppgave er å gi en nøyaktig oversikt over hva som skjedde under møtet.

Møtereferat

Trinn involvert i opptak av møtereferater

Det er fem hovedtrinn involvert i å registrere referatet fra et møte. De er:

  • Forhåndsplanlegging
  • Registrering
  • Skrive eller transkribere protokollen
  • Deling av møteprotokoll
  • Arkivering eller lagring av minutter for referanse i fremtiden

Forhåndsplanlegging

Hvis et møte er godt planlagt på forhånd, vil det være mye enklere å ta minutter. Når det er sagt, er leder av administrerende direktør, en administrerende direktør, en forkortelse for administrerende direktør, den høyest rangerte personen i et selskap eller en organisasjon. Konsernsjefen er ansvarlig for den generelle suksessen til en organisasjon og for å ta ledelsesbeslutninger på toppnivå. Les en stillingsbeskrivelse, og sekretæren eller protokollen skal jobbe sammen for å bestemme dagsordenen på møtet på forhånd. For eksempel kan personen som tar opp referater, jobbe med stolen for å lage et dokument som skal fungere som en agenda og gi formatet for møtet.

Møte Agenda

Hvis det ikke er mulig for styreleder og sekretær å møte og komme med et utkast, er det opp til sekretæren å få en kopi av dagsordenen før møtet starter. Møtedagsordenen vil tjene som en veiledning for hvordan du tar notater og forbereder protokollen. I tillegg inneholder agendaen også andre detaljer som må innarbeides i protokollen. De inkluderer:

  • Navnene på alle medlemmene som er til stede - inkluderer gjester og høyttalere
  • Dokumenter som kan deles ut etter hvert som møtet skrider frem, for eksempel kopier av en liste over forslag som skal stemmes over

Forventninger

Når en person blir valgt som protokollopptaker, er det viktig for dem å vite hva som forventes av dem. Derfor bør den enkelte nærme seg komiteens leder og spørre hvilken rolle de vil ha i møtet. For eksempel, hvis møtet vil innebære forslag til forslag Fullmaktsstemme En fullmaktsstemme er en delegasjon av stemmemyndighet til en representant på vegne av den opprinnelige stemmehaveren. Partiet som får fullmakten til å stemme er kjent som fullmektig og den opprinnelige stemmehaveren er kjent som rektor. Konseptet er viktig i finansmarkedene og spesielt i offentlige selskaper. Det valgte medlemmet bør spørre om han skal inkludere navnene på de som foreslår forslag og de som utstasjonerer.

Hva skal jeg inkludere i møtereferater?

Før du tar opp noen detaljer, bør en angitt protokollopptaker gjøre seg kjent med hvilken type informasjon de skal registrere. En gruppe kan bruke et bestemt format for å spille inn notater, men samlet inneholder referatene til et møte vanligvis følgende detaljer:

  • Dato og tidspunkt møtet skjedde
  • Navn på deltakere, samt fraværende deltakere
  • Aksept av eller endringer gjort i forrige møtes referat
  • Beslutninger tatt om hvert punkt på dagsordenen, for eksempel:
    • Aktiviteter gjennomført eller avtalt
    • Neste skritt
    • Resultat av valget Straight Voting Straight voting, ofte kjent som lovfestet stemmegivning, er et selskapsstemmesystem som kan brukes til å velge styremedlemmer eller å stemme om viktige saker
    • Bevegelser akseptert eller avvist
    • Ny virksomhet
    • Dato og tid for neste møte

Prosessen med å skrive møtereferater

Når møtet avsluttes, skal den som har til oppgave å skrive referater få alle ressursene han trenger for å skrive opp referatene på en klar, presentabel måte. Her er noen tips du bør vurdere:

  • Når møtet er avsluttet, må du ikke ta for lang tid å skrive protokollen. På denne måten er alt som fant sted i møtet fremdeles friskt i tankene dine.
  • Gjennomgå omrisset som ble opprettet tidligere, og foreta justeringer der det er nødvendig. Dette kan omfatte å legge til ekstra informasjon eller avklare noen av problemene som tas opp. Sjekk også for å se at alle dommer, aktiviteter og bevegelser var tydelig registrert.
  • Gjennomgå referatet og sørg for at det er kort, men oversiktlig.

Fordeling av møtereferat

Når sekretæren er ferdig med å skrive referatet, skal han dele dem med gruppemedlemmene. De kan deles online eller gjennom skyen. Tatt i betraktning at minutter og andre typer dokumenter kan medføre mye papirarbeid, kan det være å foretrekke å bruke en papirløs delingsmetode.

For eksempel, hvis minuttspilleren dokumenterte minuttene ved hjelp av Microsoft Word, som ikke tilbyr online deling, kan de vurdere å bruke Google docs, som tilbyr en måte å dele dokumenter online med andre brukere.

Opptakeren skal også lagre en kopi av møteprotokollen for fremtidig referanse. De fleste selskaper lagrer minuttene sine online - enten i Google Docs eller OneDrive.

Key Takeaway

Møtereferater er viktige fordi de brukes til å dokumentere de viktigste spørsmålene som tas opp under et møte. For eksempel kan effektive referater angi tilnærminger som ble foreslått for å løse et bestemt problem, og hovedårsaken til at medlemmene velger en metode fremfor den andre.

Protokollen fra møtet kan tas opp manuelt eller på en elektronisk enhet som en bærbar PC eller iPad. Etter møtet gjennomgår opptakeren referatet og gjør endringer der det er nødvendig. Møtereferatet deles deretter med gruppedeltakerne. Bortsett fra distribusjon, lagres også referatene for fremtidig referanse.

Mal

Protokollmal

Flere ressurser

Finance er den offisielle leverandøren av Financial Modelling and Valuation Analyst (FMVA) ™ FMVA®-sertifisering Bli med på 350 600 studenter som jobber for selskaper som Amazon, JP Morgan og Ferrari-sertifiseringsprogram, designet for å forvandle alle til en verdensklasse finansanalytiker.

For å fortsette å lære og utvikle kunnskapen din om økonomisk analyse, anbefaler vi på det sterkeste de ekstra finansressursene nedenfor:

  • Action Learning Action Learning Action læring er en prosess for å utvikle kreative løsninger for å takle komplekse problemer hos enkeltpersoner, grupper av mennesker og selskaper
  • Bedriftsstrategi Bedriftsstrategi Bedriftsstrategi fokuserer på hvordan man styrer ressurser, risiko og avkastning på tvers av et firma, i motsetning til å se på konkurransefortrinn i forretningsstrategi
  • Ledelsesferdigheter Ledelsesferdigheter Ledelsesevner kan defineres som visse attributter eller evner som en leder skal ha for å oppfylle spesifikke oppgaver i en
  • Offentlige taler Offentlige taler Offentlige taler, også kalt talestund eller orasjon, er prosessen med å formidle informasjon til et live publikum. Den type informasjon som kommuniseres er bevisst strukturert for å informere, overtale og underholde. Stor offentlig tale består av tre komponenter: Stil: Mesterlig konstruert ved å bruke ord for å lage

Siste innlegg